Sources complémentaires et références archivistiques

Pour signaler des documents originaux – conservés ou non par l'établissement – en relation avec l'unité documentaire décrite, on utilise les éléments suivants :

l'élément Documents séparés <separatedmaterial> si, et seulement si, ces autres documents originaux ont été séparés physiquement de l'unité documentaire que l’on est en train de décrire et dont ils faisaient initialement partie intégrante ;
l'élément Documents en relation <relatedmaterial> , dans tous les autres cas.

Remarque
Ne pas confondre avec l'élément Existence et lieu de conservation des documents originaux <originalsloc>.

Bonne pratique

À l’intérieur des éléments <separatedmaterial> et <relatedmaterial>, on saisit de préférence les informations dans un ou plusieurs éléments <p>.

Il est inutile de baliser précisément les informations relatives à ces sources complémentaires (titre du document complémentaire, lieu de conservation, cote, descriptif de la nature de la relation) ; une indication sous forme textuelle est suffisante. En revanche, lorsque la source complémentaire est décrite dans un catalogue ou inventaire accessible en ligne, il est utile de créer un lien vers sa description.

Remarques

On peut utiliser un élément Référence à d'autres documents d'archives <archref> pour encoder une référence archivistique, soit à l'intérieur d'un <p> si on souhaite introduire ou commenter cette référence, soit directement dans les éléments <separatedmaterial> et <relatedmaterial> s'il s'agit d'une énumération. Dans ce cas, chaque référence archivistique est encodée dans un élément <archref> distinct.
On peut également utiliser <archref> au fil du texte à l'intérieur des autres éléments qui le permettent.

Exemples

1. Document séparé physiquement du fonds dont il faisait initialement partie intégrante 
<separatedmaterial>
    <p>Le volume XIV des manuscrits Dubuisson Aubenay est conservé à la <archref>Bibliothèque nationale de France, département des Manuscrits, sous la cote XXX</archref>.</p>
</separatedmaterial>

2. Documents de même provenance archivistique
<separatedmaterial>
   <p>Une partie importante des papiers de Georges Cuvier
(<archref actuate="onrequest" show="new" href="http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=PA2011342">oeuvres scientifiques</archref>) a été donnée par son neveu Frédéric-Georges Cuvier à la Bibliothèque du Muséum national d'histoire naturelle.</p>
</separatedmaterial>

3. Document relié intellectuellement à un autre document
<relatedmaterial>
    <p>Un autre exemplaire de ce scénario se trouve sous forme de brochure multigraphiée en dehors du fonds Billetdoux, à la Bibliothèque nationale de France, Département des arts du spectacle, sous la cote <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb40898878s/PUBLIC">8-YA TV-1132</archref>.</p>
</relatedmaterial>

4. Enumération de références archivistiques
<separatedmaterial>
    <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb40898878s/PUBLIC">8-YA TV-1132</archref>
    <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb40898879s/PUBLIC">8-YA TV-1133</archref>
    <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://catalogue.bnf.fr/ark:/12148/cb40898880s/PUBLIC">8-YA TV-1134</archref>
</separatedmaterial>

5. Enumération de références archivistiques
<scopecontent>
   <p>On peut rapprocher la main du copiste des manuscrits conservés sous les cotes <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=PA2011342">Ms. 25</archref> et <archref actuate="onrequest" show="new" href="http://www.calames.abes.fr/pub/#details?id=PA2011375">Ms. 34</archref>.
    </p>
</scopecontent>

6. Renvoi à un ancien catalogue 
<otherfindaid>
   <p>Ce manuscrit est également décrit dans le catalogue de 1532 de la bibliothèque des Célestins (<archref>Bibliothèque des Célestins, Ms. 34</archref>).
    </p>
</otherfindaid>

Eléments EAD associés
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