Identifiant de l'unité documentaire

Identifiant de l'unité documentaire <unitid>

Date de la dernière modification : 28 mars 2023
Modalités d'application

L'identifiant de l'unité documentaire est indiqué dans l'élément Identifiant de l'unité documentaire <unitid> .

Bonne pratique

Toute unité documentaire doit être identifiée, par conséquent en l'absence de l'élément Intitulé de l'unité documentaire <unittitle>, l'élément <unitid> est obligatoire.L'élément <unitid> est répétable et doit obligatoirement comporter un attribut TYPE. Celui-ci ne peut avoir que trois valeurs :

"cote" (pour la cote actuelle)
"ancienne cote" (pour tout ancien identifiant : ancienne cote dans l'établissement, ancienne cote dans une collection privée, numéro de catalogue, numéro CGM, etc.)
"division" (pour une division matérielle ou intellectuelle à l'intérieur d'une pièce)

Cote
<unitid type="cote"> : non répétable. Utilisé pour toute cote actuelle ou tout identifiant qui en tient lieu. Il peut s’agir :

d'une cote simple
d'une séquence de plusieurs cotes (continue ou discontinue). Il est cependant rappelé que pour pouvoir procéder à une interrogation efficace par cote, chaque cote doit être indexée individuellement. Dans la mesure du possible, on crée donc pour chaque cote un niveau hiérarchique subordonné, c'est-à-dire un élément Composant <c> inclus dans l'élément décrivant l'ensemble.

Remarque

Il est inutile de contextualiser cette cote, car l'indication de l'institution de conservation est donnée dans l'élément Organisme responsable de l'accès intellectuel <repository>.

Exemples

1.
<unitid type="cote">NAF 26280</unitid>

2.
<unitid type="cote">Fonds Faugère, Carton 125</unitid>

3. 
<unitid type="cote">Ms 2044-2064</unitid>

4. 
<unitid type="cote">Numéro d'inventaire D 186595</unitid>

Ancienne cote

<unitid type="ancienne cote"> : répétable.

Utilisé pour tout ancien identifiant qu'il est possible de contextualiser : ancienne cote dans l'établissement, ancienne cote dans une collection privée, numéro de catalogue, numéro CGM, etc. Un élément <unitid type="ancienne cote"> n'est jamais mentionné seul mais doit toujours être accompagné d'un <unitid> de type "cote" ou "division".

Bonne pratique

De façon à rendre les anciens identifiants univoques on veille à les contextualiser en les faisant précéder d'une mention explicite et normalisée du cadre (institution, collection, etc.) dans lequel ils étaient pertinents, en respectant la forme historique du nom. Le cas échéant, on complète la cote par une mention de source ou de date. Cette mention est séparée de l'identifiant par un point.

Toute information textuelle nécessaire à l’explicitation des anciennes cotes internes à l'institution de conservation doit être donnée dans l’élément Informations sur le traitement <processinfo>.

On reporte le nom des anciens possesseurs dans un élément Historique de la garde des documents <custodhist> en utilisant les éléments d'indexation appropriés. On peut également y reporter des anciens identifiants qu'on ne peut pas contextualiser (ancienne cote, numéro de lot dans une vente, numéro dans un catalogue non précisé,...).

Exemples

1.
<did>
   <unitid type="cote">Latin 7331</unitid>
   <unitid type="ancienne cote">Bibliothèque royale (France ; 14..-1792). Regius 5475</unitid>
   <unitid type="ancienne cote">Bibliothèque personnelle de François Ier. 48</unitid>
   <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751041006" normal="Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits">Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits</corpname></repository>
   [...]
</did>

2.
<archdesc level="collection">
   <did>
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="861946101" normal="Médiathèque François Mitterrand (Poitiers)">Médiathèque François Mitterrand (Poitiers)</corpname></repository>
[...]
   </did>
   <dsc>
      <c level="item">
         <did>
            <unitid type="cote">Ms 17 (65)</unitid>
            <unitid type="ancienne cote ">CGM XXV. Notice 17</unitid>
            <unitid type="ancienne cote">Inventaire analytique et descriptif des manuscrits de la bibliothèque de Poitiers (Fleury, 1868). 36</unitid>
            <unitid type="ancienne cote">Bibliothèque municipale (Poitiers). Ancien 174</unitid>
            <unittitle>Livre d'Evangiles de l'abbaye Sainte-Croix</unittitle>
            [...]
         </did>
      </c>
   </dsc>
</archdesc>

3. 
<c level="item">
   <did>
      <unitid type="cote">Latin 11514</unitid> 
      <unitid type="ancienne cote">Abbaye Saint-Maur (Saint-Maur-des-Fossés, Val-de-Marne). Bibliothèque. 10</unitid>
      <unittitle>Biblia. Vetus Testamentum.</unittitle>
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751041006" normal="Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits">Bibliothèque nationale de France. Département des Manuscrits</corpname></repository>
   </did>
   <custodhist><p>Provient de la <corpname source="BnF" authfilenumber="ark:/12148/cb16526649q" normal="Abbaye Saint-Maur (Saint-Maur-des-Fossés, Val-de-Marne). Bibliothèque" role="4010">bibliothèque de l'Abbaye Saint-Maur-des-Fossés</corpname>, cf. <bibref>Bernard de Montfaucon, <emph render="italic">Bibliotheca bibliothecarum manuscriptorum nova</emph>, II, 1739, p.1141-1143.</bibref></p></custodhist>
</c>

4.
<archdesc level="collection">
   <did>
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069804" normal="Bibliothèque Mazarine (Paris)">Bibliothèque Mazarine (Paris)</corpname></repository>
[...]
   </did>
   <dsc>
      <c level="item">
         <did>
               <unitid type="cote">Ms 563</unitid>
               <unitid type="ancienne cote">Bibliothèque Mazarine (Paris). Ms 294</unitid>
               <unitid type="ancienne cote">Abbaye de Saint-Denis (Seine-Saint-Denis ; 04..-1607). Bibliothèque. 13<emph render="super">e</emph> siècle. C</unitid>
               <unitid type="ancienne cote">Abbaye de Saint-Denis (Seine-Saint-Denis ; 04..-1607). Bibliothèque. 15<emph render="super">e</emph> siècle. XXIIII, VII<emph render="super">e</emph> LIIII</unitid>
               <unitid type="ancienne cote">Abbaye de Saint-Denis (Seine-Saint-Denis ; 04..-1607). Bibliothèque. 17<emph render="super">e</emph> siècle. 736</unitid>
               <unitid type="ancienne cote">Catalogue des livres ayant appartenu aux ci-devant bénédictins de Saint-Denis (Bibliothèque de l'Arsenal, Ms 6494). 7</unitid>   
         </did>
         <custodhist><p>Au feuillet 1 : « <corpname authfilenumber="028717872" source="Sudoc" normal="Abbaye de Saint-Denis (Seine-Saint-Denis ; 04..-1607). Bibliothèque" role="390">Monasterii S. Dionysii in Francia</corpname> » ; anciennes cotes : C (XIII<emph render="super">e</emph> siècle) ; XXIIII, VII<emph render="super">e</emph> LIIII (XV<emph render="super">e</emph> siècle) ; 736 (XVII<emph render="super">e</emph> siècle). Le manuscrit apparaît dans le « Catalogue des livres ayant appartenu aux ci-devant bénédictins de Saint-Denis » (<archref>Bibliothèque de l'Arsenal, Ms 6494</archref>) sous l'intitulé : « 7. S. Ambrosii libri 3 de officiis, et tractatus 6 in Scripturam. Item Anselmi Laudunensis epistola de libro arbitrio et gratia. Man. Par. être du XIIIe siècle, in-fol. ».</p></custodhist>
      </c>
   </dsc>
</archdesc>

5.
<archdesc level="collection">
   <did>
      <repository><corpname source="Répertoire_des_Centres_de_Ressources" authfilenumber="751069803" normal="Institut de France. Bibliothèque">Institut de France. Bibliothèque</corpname></repository>
[...]
   </did>
   <dsc>
      <c level="item">
         <did>
            <unitid type="cote">Ms 6615</unitid>
            <unitid type="ancienne cote">Institut de France. Bibliothèque. 4° DM 133</unitid>
           <unittitle><persname source="Sudoc" authfilenumber="077806654" normal="Dombey, Joseph (1742-1794)" role="070">Joseph Dombey</persname>. « Descriptions de plantes nouvelles de l’Amérique espagnole »</unittitle>
         </did>
         <processinfo><p>Document ayant été coté avec les ouvrages imprimés de la collection Delessert, à l’arrivée de la collection vers 1900 ; recoté en manuscrit vers 1965.</p></processinfo>
      </c>
   </dsc>
</archdesc>

Division

<unitid type="division">: non répétable.

Utilisable quel que soit le niveau de description, pour tout identifiant ne prenant sens que par rapport à une cote actuelle héritée d'un niveau supérieur. Il peut s'agir d'une division intellectuelle ou d'une division matérielle.

Exemples

1.
<c level="item">
   <did>
      <unitid type="cote">NAF 18655</unitid>
      <unittitle><title source="BnF" authfilenumber="ark:/12148/cb121610394" normal="Colette (1873-1954). La maison de Claudine">La maison de Claudine</title></unittitle>
   </did>
   <c level="otherlevel" otherlevel="subdivision_intellectuelle">
      <did>
         <unitid type="division">F. 1-11</unitid>
         <unittitle>Ma sœur aux longs cheveux</unittitle>
      </did>
   </c>
   <c level="otherlevel" otherlevel="subdivision_intellectuelle">
      <did>
         <unitid type="division">F. 12-18</unitid>
         <unittitle>Chats</unittitle>
       </did>
   </c>
</c>

 
2.
<c level="item">
   <did>
      <unitid type="cote">Ms 968</unitid>
      <unitid type="ancienne_cote">Bibliothèque Mazarine (Paris). Ms 1106 A</unitid>
      <unittitle>Recueil</unittitle>
   </did>
   <c level="otherlevel" otherlevel="subdivision_matérielle">
      <did>
         <unitid type="division">5 (f. 87-89 et 94-134)</unitid>
         <unittitle>Extraits des Pères, réunis pour l'instruction de moines (SS. Jérôme, Bernard, Jean Chrysostome, Eusèbe, Ambroise, Augustin, Thomas d'Aquin, Grégoire le Grand, Isidore de Séville, Eudes de Cluny, Césaire d'Arles)</unittitle>
      </did>
   </c>
</c>

Remarques

Lorsque l'unité documentaire a fait l'objet d'un document de substitution total ou partiel (microfilm, numérisation...), l'identifiant de ce dernier figure dans l'élément Existence et localisation des reproductions <altformavail>.

Les informations complémentaires relatives au stockage des documents (numéro d'étagère, armoire...) sont à encoder dans l'élément Localisation physique <physloc>. Celles liées au conditionnement (numéro de boîte, carton,...) sont à encoder dans l'élément Unité de conditionnement <container>.